スケジュールとタスクの管理

投稿者: | 2012年4月1日

スケジュールとタスクの管理を、もうちょっと何とかしたいと先週頭頃からずっと思っていた。
ここしばらくずっとGoogleカレンダーとGoogleタスクとRemember The Milkを使っているが、言うまでもなくGoogleタスクとRTMの部分は機能が重なっている。自分の中ではGoogleタスクの試用期間だったはずなのだが、判断に迷ったままいつの間にかずっと併用し続けるというおかしなことになっていた。
Googleタスクはシンプルで良いけれどRTMと比べてしまうとやっぱり機能が劣るなぁ、というのが判断保留を引き起こした原因なのだけれど、ここの部分をさらに冷静に考えてみると、「RTMの方が高機能なのは全く当たり前だが、そもそもお前はRTMが持っている機能がないと困るのか?」というのがポイントだった。

本当はRTMの何が便利でそれと同じことがGoogleタスクではできないと思っていたのか、と更に自分に問いかけてみると、RTMでは定期的に繰り返されるタスクを一回限りのタスクと同じに扱えてその都度やり終えたら「チェックして完了!」という動作ができる、という所だった。
確かにGoogleタスクは繰り返されるタスクというものを設定できない。でもそれは当たり前で、GoogleタスクはGoogleカレンダー(やGmail)とセットで使うもので、くり返されるものはカレンダー側で管理することが想定されている。だからべつにこれは、本質的な問題点ではない。
ただしくり返される予定をGoogleカレンダーに入れるよう徹底するということだけでは、「チェックして完了!」という動作ができる、という部分については確かに出来ない。
やるべきことを書き出して管理するというやり方の重要な部分は一旦書き出したらそれを記憶しておかなくていいということだ。Aというタスクがリストにあるのかすでにないのか目視できなければいけない。あればやるし、なければやらない。まだやっていないことがあるのか、すでに何かをやり終えたのか、という事自体を記憶しないことこそが大切なわけだ。
この問題は、Googleカレンダーでくり返し予定の全てにメールよるリマインダーを設定することで代用できることに気がついた。リマインダーは(当たり前だが)忘れないように注意を喚起するために使われるものだが、一通ずつのメールとしてメールボックスに残るからこれを「定期的なタスクの本日分のリスト」として扱えばよい。やり終えたらそのリマインダーメールを削除する。全て削除し終われば、その日の分の定期的なタスクはすべて完了したと見なせる。

RTMはどこからでも(たとえば外を歩きながら携帯電話からでも)一定の書式のメールを送ることで簡単にタスクを追加できるので、思いついたことを忘れないうちに登録してしまえる、というのも便利だ。とくに私は「三歩歩くと忘れる」くらい忘れっぽいので、この機能はとても大切だ。
しかしこれもGmailへメールしておけば、Gmeilからはワンクリックでタスクへ登録できるから、タスクを直に登録出来るRTMには及ばないにせよ、代用として不満はないレベルだ。

RTMがタグで管理できるのも確かに便利だが、実はGoogleタスクでタスク同士をインデントさせながら関係性を明示するやり方の方が、個人的には、分かりやすくて好きだ。RTMはプロジェクト単位での管理という機能は無いので、ひとかたまりの大きな仕事を細かいタスクに割って管理しようとするとタグの付け方そのものに工夫をしなければならない。この点に関しては多くのユーザーがなるほどと感心するようなタグ付けの工夫をシェアしているが、でも本音を言えば、そういう凝った工夫をすること自体がもはや本末転倒になりかけていると以前から思っている。
紙に書きだすようなシンプルな分かりやすさでありつつドラッグ&ドロップで簡単に入れ替えられるGoogleタスクの方が、複数のタスクをプロジェクト化して扱うには楽だ。タグ管理であれば複数の切り口で同一のタスクを様々に扱えるという利点があるのだが、個人的には「日付」と「プロジェクト」以外の切り口が切実に必要になったことは一度もないので、タグが使えなくても困らない。そしてGoogleタスクはまさに、日付順と自分が選んだ並び順をワンクリックで切り替えられるようになっているので、必要に応じて「今日何するんだっけ?」と「あのプロジェクトにはあとどのくらい積み残しがあるんだっけ?」を簡単に行き来して確認できる。
(多くの人が知っているだろうけれど、上述のようなことをするためには、https://mail.google.com/tasks/canvas のURLでGoogleタスクを独立したページとして開いて操作した方が楽。単にポップアウトさせるだけよりさらに使いやすくなる)。

1.「今日何するんだっけ?」
2.「あのプロジェクトにはあとどのくらい積み残しがあるんだっけ?」
そして
3.「ここ二週間くらい、どのへんがどのくらい忙しいんだっけ?」
この三つが私が常に知りたいことだ。
三番目のことを直感的にさっと知るためにはリストではなくカレンダーの方がいい。そのためにこれまでもタスク管理であるRTMとスケジュール管理であるGoogleカレンダーを併用してきた。
で、結局Googleタスクをメインで使うようになるとGoogleカレンダーの中にそれも組み込んで表示できるので、むしろ一元管理に近くなってストレスが減るかもしれない。

ということでどうやらなんとかなりそうなのだけれど、気になるのは、まあ、Googleのサービスに集中してるよねーというところだ。GmailとGoogleカレンダーとGoogleタスクを連携させて使えばオッケーだよねという結論なんだから当たり前なんだけれど、そんなにGoogleひとつに依存していていて本当に大丈夫なのか、というところ。
今日の時点では結論はない。
でも今までもRTMにかなり重要な(わからなくなって実行出来なかったら仕事にダメージが実際に発生しそうな)ことを任せてきたわけで、特定の無料サービスにそこまで依存していいのかという点では変わらない。

ちなみに、今回見直しを行うにあたってもちろんRTMとGoogle以外のいわゆるタスク管理サービスをいくつも試用した。
でも結局、上述のとおり、Google系に落ち着いてしまった。
自分がやりたい事が基本的には「今日何するんだっけ?」「あのプロジェクトにはあとどのくらい積み残しがあるんだっけ?」「ここ二週間くらい、どのへんがどのくらい忙しいんだっけ?」の三つだけであり、それをできるだけシンプルに登録・確認できることが望みだいう観点からすると、多くのタスク管理サービスが不必要に高機能で操作手順が多すぎるように感じられた。また、タスク管理サービス系は総じてカレンダー表示が上手くないのも気に入らない点だった。

まだ十分満足というわけではないのでいずれまたドタバタ再検討するだろうけれど、まあひとますこんなところで。

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