出来るだけGmailとGoogleCalendarだけ(スケジュールとタスクの管理、その後)

投稿者: | 2012年5月26日

二ヶ月弱前「スケジュールとタスクの管理」というものを書いた。あの時は主に、Remember The MilkとGoogleタスクの併用を続けるのはおかしいからやめる、という話だった。
その後さらにシンプルにやれないか、時間を見つけてはいろいろ考えていた。先週の週末にも以下のような独り言を言っている。


でも諦めずにこの方向を少しずつ推し進めてみて、Gmailでラベルづけと受信トレイの分割を工夫することである程度整理がついてきた。

とくに凝ったことをしているわけではなく、基本的には受け取ったメールの中で業務として何らかのアクションを起こさなければならないものに[todo]というラベルをつけておく。出来るだけ業務に触れているメールそのものが望ましいが、そこに含まれる業務を複数に分割する必要があったり受け取ったままのメールでは実際に行うべきことが明確ではない場合は、自分宛にメールを書いてそれを[todo]対象にする。可能なら元メールに対するFw:にするなど出来るだけ元のメールとの関連付けを保っておくようにする。
実際には[todo]はさらにラベルを階層化させてもう幾つかの小分類にも振り分けているけれど、どういう小分類が適切かはまだ試行錯誤中なのでここでは詳しくは触れない。

ラベル例当然ながら、日常的にかならずくり返し行わなければならない業務というものも存在する。
これはまずGoogleCalendarにくり返しのスケジュールとして登録し、リマインダーのメールを必要に応じて一日前とか数時間前とかの設定でセットしておく。ここから受け取ったメールに同じく[todo]ラベルで分類していくことで不定形に発生するものと繰り返し行われるものをまとめて管理する。

受信トレイは「優先トレイ」を選択し、
「重要な未読メール」
「todo」
「スター付き」
「その他のメール」
でセクションをつくってある。
「重要な未読メール」で不定期に入ってくる重要な連絡や業務を確認し、必要に応じて[todo]ラベル付きに移動させる、というようなイメージ。
「スター付き」には、[todo]そのものではないけれどそれに関係する資料的な情報。状況や相談が進行中でまだ具体的なアクションとして[todo]に出来ないがいずれそうなる可能性が非常に高いのでやり取りのスレッドをずっと注視するもの。そして、本当は[todo]分類なのだけれどなんらかのやむを得ない事情(先方の作業完了待ちなど)で比較的長期間の待機状態のもの、大体この三つがここに留めてある。

そして実はこの次の段階で、意外なことに、Googleタスクを基本的には使わなくなった。

[todo/今日]のラベル例[todo]ラベルがついているものの中から、毎日仕事をはじめる前に「今日はこれをやってしまうぞ」というものに[todo/今日]というラベルを割り当てる、ということにしてみた。
そうしたら、気分的にストレスが階段何段か分降りるくらいの感じで減った。
最初は、[todo]ラベルで分類してみたはいいけれど沢山たまる日とか、どれから手を付けたらいいかパッと見じゃ分からなくてダメじゃん。じゃあとりあえず今日やるマークでもつけてみる? というような場当たりでやややけくそな思いつきだった。ところが、その方が、実は良かったことがあとから分かった。
それまでの、いわゆる「タスク」と称してあらかじめリストアップしてざっと実行日を割り振っておくというやり方が、少なくとも私にはあまり合っていなかった。予定しておいても(当たり前だが)次々入ってくる色々なことのために予定通り実行できないこともあるし、日によってどうしても「その事を気分的にやりたくない」ということもある。そうなると結局「予定通りやれなかった」というネガティブな感情だけが残ってしまう。
それよりも、一見雑なようでも、非常に大雑把な締め切りだけ把握しておいた上でその日その日の忙しさや自分の体調や気分を見ながら[todo]から[todo/今日]へ入れていった方が、少なくともストレスは少ない。多分、実際に完了できる仕事の量も、あまり変わらない(少なくとも、減りはしない)。より多くのことが達成できるようになるかどうかは疑問だけれど、成果が減らないならストレスが減る方がお得。
ということで、基本的に日付を割り振ってのGoogleタスクの使用はやめた。

大きな仕事で、沢山の[todo]が複雑に連なっていて、期間も長いもの(つまり世間で言うところの「プロジェクト」)だけは、Googleタスクに一種の構造図というか関連図として書き込んではある。インデントで簡単にグループ化できたり移動できたりする便利なメモ帳としてしか使っていない、という言い方でもいい。
ここから、必要に応じて短期間の一連の[todo]をあらためて切り出すようにして使っている。
将来的にはこの「プロジェクト管理」の部分は別のものを利用するようになるかもしれない。ただ、今回一連の見直しをしてみて分かったのは、少なくとも私個人は、複雑で高機能なツールを使ってきっちり管理してはいけない、ということだったので、うっかり高機能なプロジェクト管理ツールとかにはまらないように気をつけよう。

まああれだ、もともと真面目な人間じゃないし仕事嫌いなんだから、まじめにきっちり仕事を管理しようとしたら逆効果だった、というまとめ?
笑。

「毎週○曜日には××をやる」的な、とくに実行する時刻は決まっていないものでも、大雑把に特定の時刻に割り振ってしまった方がいいとか、上手く処理できない[todo]は大抵はもっと細かいアクションに分割しなければダメとか、この間色々と他の発見もあったのだが、その辺はまた別の機会にでも。

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